5 dicas simples para organizar seu dia e realizar projetos

Ok, você tem uma série de planos para executar, sabe quais são as próximas etapas dos seus projetos e está animado para começar. Porém, não está conseguindo organizar seu dia e no final da semana você percebe que acabou não fazendo nada que você queria. É, você não está sozinho.

Parece que quando estamos decididos a fazer alguma coisa, de repente não há horas suficientes no dia para realizar tudo. Além da falta de organização, isso pode se dar à uma sobrecarga antecipada que nós mesmos geramos e que, da mesma forma, nos paralisa. Realmente, aprender a controlar seu tempo não é algo fácil, mas não se preocupe, alguns conceitos básicos de organização e gerenciamento de tempo podem ajudá-lo nesse quesito. Confira abaixo 5 formas simples de organizar seu dia e comece seus projetos hoje:

1 – Identifique como você gasta seu tempo

Foto de Sonja Langford no Unsplash.

Provavelmente as redes sociais, as plataformas de stream e os jogos vão aparecer nessa etapa. Se você parar para ser sincero, é bem provável que não sobre 1 hora do seu dia para um dos seus hobbies, assim como é bem provável que você gaste cerca de 3 horas desse mesmo dia no celular.

Calma, não quero que você abra mão dos seus momentos de lazer. Quero apenas propor a identificação desses momentos, para que você mesmo reflita se precisa dispor tanto tempo para essas atividades e se realmente não tem como reservar um pouco desse recurso para seus hobbies e projetos. É provável que outras coisas apareçam nessa etapa: o tempo no transporte público, longas esperas por atitudes de outras pessoas, você dando conta de responsabilidades que não são suas, etc. Pense em todas as coisas que recebem sua atenção.

Logo após listar as situações que ocupam seu tempo, questione: será que é possível redirecionar uma parte dessa energia para finalmente priorizar aqueles planos que não saem da sua cabeça? Essa etapa de identificação é fundamental para organizar seu dia porque só assim você verá como despende tempo com o que não é prioridade e poderá adaptar sua rotina da forma que achar mais conveniente. Na palestra “Como ter controle sobre o seu tempo livre“, Laura salienta a importância de definir suas prioridades e diz:

“O tempo é muito elástico. Nós não podemos ter mais tempo, mas o tempo vai acomodar o que escolhermos encaixar nele.”

O que, por sua vez, nos leva ao próximo tópico:

2 – Defina suas prioridades

Foto de rawpixel no Unsplash.

Afinal, por que você quer organizar seu dia? O que você gostaria de concretizar através disso? Qual projeto você quer concluir? Apenas compreendendo o que você quer e por que você quer é que você vai conseguir priorizar o que é essencial e indispensável.

Desista de ser multitarefas: se você não realiza um dos seus projetos, não espere realizar três simultaneamente. Sempre que queremos fazer tudo, acabamos por não fazer nada. Sendo assim, priorize os afazeres que te aproximam do seu sonho ou que tem prazo mais curto. Nesse sentido, quanto antes você concluir as tarefas, mais cedo poderá começar outras.

Realizar várias atividades de uma vez não faz você fazer as coisas mais rápido. Comprometa-se e escolha 2 ou 3 tarefas para o dia, que sem dúvida não poderão ser adiadas. Na hora de listar seus deveres, quanto mais específico você for e quanto menos se sobrecarregar, mais fácil será avançar no seu projeto pessoal. Em suma, essa é a moral por trás da ideia de definir as prioridades.

Lembre-se: seus planos dependem da conclusão de metas. Você mesmo terá que se supervisionar, então tenha disciplina. Definir suas prioridades serve exatamente para isso: saber para onde você está indo e qual o seu propósito com tudo isso.

3 – Manualmente, programe seu dia

Foto de rawpixel no Unsplash.

Trabalhos manuais desenvolvem nossa concentração e reduzem o estresse. Listar suas tarefas à mão fortalecerá sua memória, promovendo a constância e a perseverança. Só para exemplificar, você pode fazer o uso de agendas, planners, quadros de aviso ou post its. Ao escrever, você memorizará as informações com mais facilidade e, por fim, terá o ânimo renovado pelo sentimento de satisfação gerado ao riscar um item concluído da lista! Eu, particularmente, não consigo ser igualmente produtiva quando me organizo por aplicativos pois, como diz o ditado: o que não é visto não é lembrado. Portanto, se for assim para você também, deixe sua programação à vista no seu espaço de trabalho e carregue-a com você se possível.

Essa etapa inclui definir um horário e data limite para as tarefas. Conforme diz a Lei de Parkinson, quanto menos tempo disponível para realizar uma tarefa, maior será nossa capacidade de concentração. Certamente isso não quer dizer que você tem que deixar tudo para a última hora, mas ter um horário estabelecido oferece o empurrão que muitas vezes precisamos! Com um prazo, você se sentirá pressionado a realizar a tarefa, concentrando-se apenas nisso e disponibilizando mais potencial.

No final do dia, procure organizar seu dia seguinte. Além de você lembrar dos detalhes do dia que teve, você acorda com o dia organizado. Dessa forma, você já acorda preparado e direcionado. 

4 – Faça pequenas arrumações sem enrolar

Foto de kaori aoshim no Unsplash.

Várias pequenas tarefas, juntas, viram uma demanda imensa de energia, que sobrecarrega sua agenda e sua disposição. Assim, desenvolva o hábito de, durante o dia, realizar atividades rápidas de forma efetiva e otimizada:

• Arrume sua cama em 30 segundos;
• Todos os dias, coloque as roupas sujas no mesmo lugar, recolha rapidamente e coloque para lavar;
• Organize pilhas de livros que estão desorganizadas;
• Recolha a mesa sem delongas;
• Largue as coisas no lugar ao qual elas pertencem;
• Por 5 minutos, exclua os e-mails que são desnecessários;
• Aproveite e saia das listas de e-mail que só geram lixo na sua caixa de entrada;
• Instrua as demais pessoas a manter a casa organizada;
• Organize seu espaço de trabalho sempre que terminar de usá-lo.

Afazeres como esses podem ser feitos em 5 ou 10 minutos. Se acumulados, podem levar horas para serem todos feitos. De fato, cinco minutos não vão limpar toda a sua caixa de entrada, mas cinco minutos por dia certamente irão. Seja constante.

Você verá que existem várias tarefas para as quais olhamos e desistimos de fazer antes de começar, por achar que vamos levar mais que 30 minutos. Porém, se você se concentrar, poderá terminar mais rápido do que imagina. O tempo que você leva decidindo, deve ser usado na atitude.

Organizar seu dia e ser produtivo fica mais fácil quando os ambientes físicos e virtuais estão arrumados. Em resumo, fazer um pouco a cada dia faz com que você crie hábitos que vão te ajudar a se sentir menos desgastado.

5 – Procure as ferramentas certas para você

Foto de Tran Mau Tri Tam no Unsplash.

Não adianta querer fazer tudo e não ter as ferramentas necessárias. Elas não só facilitam nossa rotina, como também simplificam as atividades. Com as ferramentas certas, organizar seu dia se torna uma tarefa descomplicada.

Se pretende anotar suas tarefas à mão, tenha um calendário, caderno ou agenda com você. Algo que se encaixe na sua rotina, seja prático e que você tenha vontade de usar.

Se você prefere usar aplicativos e ferramentas semelhantes, você também precisa procurar os que mais se adequam ao seu estilo. Não use aplicativos complicados, que cansam sua disposição. Procure algo simples, que sirva ao seu propósito, como aplicativos de listas, calendários, cronômetros, lembretes, etc. São infinitas possibilidades.

Esse tópico também inclui bens materiais que aumentam sua qualidade de vida. Se você tem condições, considere comprar um tripé para que você não tenha que empilhar caixas sempre que quiser gravar algo, uma cadeira mais confortável, pastas para organizar papeis que estão espalhados, um carregador original para que o celular não demore tanto para carregar, um curso que vai melhorar a qualidade dos seus trabalhos, uma máquina de lavar louça se você é assombrado diariamente pela pilha na pia, etc.

Comece a organizar seu dia

Foto de rawpixel no Unsplash.

Parece uma lista simples, mas tenho certeza de que você não a segue diariamente. Sem pensar muito, os siga e faça acontecer. Não se dê a opção de não fazer. Jamais permita que seus problemas se acumulem porque você não organizou seu tempo, visto que a sensação de acúmulo só irá te segurar ainda mais. Manipular o seu tempo é uma atitude fundamental para ser mais eficiente e realmente concretizar suas metas.

Sua lista de tarefas não é uma lista de supermercado: mantenha-a sucinta, com suas prioridades bem definidas. Assim que concluída, tenha sua programação sempre em mente, visível e presente.

Dica bônus: ter um tempo para você mesmo é essencial. Reserve momentos para visitar amigos, passear, tomar café ou assistir um filme. Seus hobbies também são prioridade e não devem ser feitos apenas quando der. Praticar um hobby é uma atividade de autoconhecimento, onde você desenvolve suas habilidades, reduz o estresse e aprimora sua capacidade cognitiva. Isso te ajuda a equilibrar e preservar sua saúde física e emocional.

Essas dicas são hábitos que devem ser cultivados. Uma vez que você não está acostumado a ser disciplinado, a tarefa será mais difícil do que ela realmente é, no início. Com um pouco de persistência, isso passará a ser parte da sua rotina. Para não desistir, anote essas palavras em algum lugar da sua lista: dedicação, disciplina e foco. Se você ainda não está motivado o suficiente, assista a algumas palestras do TED que vão te pôr em movimento.

Todo mundo tem 24 horas no dia. O que diferencia as pessoas mais produtivas das menos produtivas, é o que elas fazem com o seu tempo. Veja essas dicas com outro olhar: não é que você não tem tempo, seu gerenciamento é que não está otimizado.

Agora você está pronto para organizar seu dia! Não tem nenhum mistério e nenhum milagre! Pegue papel e caneta e comece agora!